Objectif
La présente Politique de confidentialité porte sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sous la garde et le contrôle de la Société canadienne de rhumatologie (ci-après la « SCR », « nous » ou « notre »).
Les renseignements personnels, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, englobent (i) tout renseignement concernant un individu identifiable, sauf dans la mesure où il s’agit de renseignements se rapportant à une personne dans sa capacité professionnelle, notamment son nom, son titre, son adresse postale et électronique professionnelle et son numéro de téléphone et de télécopieur. Aux fins de la présente politique, les renseignements personnels n’incluent pas les renseignements sur les employés de la SCR en leur qualité d’employés de la SCR.
Il est de la politique de la SCR de garder en sécurité tous les renseignements recueillis auprès des utilisateurs de nos systèmes. De ce fait, les renseignements sur les utilisateurs ne sont ni divulgués ni échangés avec des tiers non autorisés, sauf dans les cas prévus par la loi canadienne et décrits dans le présent document.
Nous vous prions de bien vouloir lire attentivement cette politique de temps à autre, car nous y apporterons des révisions au gré des changements dans nos activités et/ou nos pratiques de gestion des renseignements personnels. La dernière date (« date d’entrée en vigueur ») à laquelle la politique a été modifiée sera indiquée en haut de la page. Si les renseignements personnels que vous nous fournissez tombent après cette date, nous estimons que vous convenez de notre gestion de ces renseignements conformément à la présente politique.
Dans le cas où vous auriez des questions sur cette politique, notre approche de la gestion de certains renseignements personnels, l’accès à ces renseignements ou leur correction, veuillez les adresser à notre responsable de la confidentialité dont les coordonnées figurent à la dernière rubrique de la présente politique.
La SCR se réserve le droit de revoir les engagements énoncés dans la présente Politique de confidentialité et d’y apporter éventuellement des modifications. À chaque modification, les utilisateurs en seront informés, la version révisée sera affichée sur notre site Web et, dès lors qu’ils utilisent notre application et/ou fréquentent notre site Web, ou qu’ils nous fournissent des renseignements personnels, ils acceptent de s’y conformer.
Renseignements personnels
La SCR recueille des renseignements, tels que le nom, l’adresse, le numéro de téléphone mobile, les adresses électroniques, la formation, la pratique professionnelle, les spécialités, l’année de naissance et d’autres éléments d’information que nous fournit l’utilisateur, ou qui figurent sur son profil ou son compte auprès de la SCR, et qui permettent de l’identifier personnellement. Nous recueillons des renseignements personnels de diverses manières, notamment sur Internet et auprès de tiers que vous avez autorisés à nous les communiquer, et faisons tous les efforts raisonnables pour nous assurer qu’ils sont aussi exacts, aussi complets et aussi actuels que nécessaire. Si vous le souhaitez, vous pouvez demander à vérifier le caractère exact et complet des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.
Collecte, utilisation et divulgation des renseignements personnels
La SCR recueille, utilise et divulgue principalement les renseignements personnels provenant des membres et des candidats à l’adhésion. Mais elle peut également le faire auprès d’autres personnes, y compris les utilisateurs de son site Web, et les utilise, voire les divulgue, à des fins compatibles avec le motif de leur collecte, tel qu’il est décrit ci-dessous ou communiqué au moment où les renseignements sont demandés, les particuliers ayant bien entendu le droit de refuser l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels à certaines fins.
Membres/adhésions
La SCR recueille les renseignements personnels que lui fournissent les membres, ainsi que les candidats à l’adhésion, et les utilise aux fins consistant en ceci :
- traiter une demande ou un renouvellement d’adhésion;
- percevoir et traiter les droits d’adhésion des membres et leur délivrer un reçu;
- tenir les membres informés des activités de la SCR par l’envoi régulier d’infolettre, de publipostage électronique, du JSCR et du JRheum;
- tenir les membres au courant des activités et événements d’autres organisations en accord avec les objectifs de la SCR;
- répondre aux questions et aux communications des membres;
- aviser les membres des réunions, conférences, ateliers et séminaires que propose d’autres organisations réputées et qui pourraient les intéresser;
- analyser, à des fins de planification, les données démographiques des membres;
- communiquer avec les membres les invitant à participer aux affaires de la SCR;
- afficher sur une page du site Web de la SCR (réservée aux membres et accessible par mot de passe) les coordonnées figurant dans le répertoire des membres;
- afficher sur le site Web de la SCR un champ restreint des coordonnées figurant dans le répertoire des membres, notamment le nom, le numéro de téléphone professionnel, la ville et la province de résidence de chaque membre;
- informer les participants des avantages que confèrent la qualité de membre de la SCR.
Participants aux conférences et événements
La SCR recueille et utilise aux fins énoncées ci-après les renseignements personnels des participants à ses conférences et autres événements :
- traiter les inscriptions à l’événement;
- organiser et administrer l’événement;
- mettre à disposition, lorsque le consentement est donné à l’inscription, une liste de participants à un événement;
- inviter d’éventuels participants à des événements susceptibles de les intéresser (conformément à la LCAP).
Achats
La SCR ne recueille pas d’information sur les cartes de crédit. Les paiements reçus le sont par l’intermédiaire d’un prestataire de services de paiements.
Paiements imposables, autres exigences légales
Nous recueillons et utilisons les numéros d’assurance sociale et les numéros de TVH lorsque la loi nous y oblige au titre d’un versement, par exemple d’une bourse ou d’un appointement.
Nous divulguons des renseignements personnels lorsque la loi l’exige ou l’autorise, par exemple, pour :
- répondre à des citations à comparaître ou à d’autres procédures juridiques, y compris des ordonnances judiciaires, exigeant leur divulgation ou production;
- faire valoir ou exercer nos droits dans le cadre d’actions en justice;
- procéder à des enquêtes, prendre des mesures préventives ou autres, lorsque nous le jugeons nécessaire, relativement à des activités potentiellement illicites, dont la fraude, ou en rupture avec nos politiques, ou assurer la sécurité des personnes ou des biens.
Objectifs opérationnels et commerciaux
La SCR divulgue vos coordonnées personnelles (nom et adresse) aux éditeurs du JSCR (STA Communications Inc.) et du JRheum (The Journal of Rheumatology Publishing Company Limited), afin qu’ils puissent vous faire parvenir ces publications, à condition que vous y ayez consenti en remplissant votre demande d’adhésion et en renouvelant votre qualité de membre.
La SCR peut divulguer des renseignements personnels pour procéder à la diligence raisonnable requise ou conclure une transaction impliquant sa réorganisation ou sa vente ou sa fusion avec une autre organisation, éventualité qu’elle ne prévoit pas, quant à son statut de société, mais qui peut se produire à mesure que la SCR grandit et se développe. Vous comprenez et acceptez que nous puissions faire usage de vos renseignements personnels et les divulguer à des tiers dans le cadre d’un financement, d’une assurance, d’une vente, d’une titrisation, d’une cession ou d’une autre forme d’aliénation, proposés ou réels, de la totalité ou d’une partie de notre société ou de nos actifs (y compris les comptes) aux fins de toute évaluation et/ou exécution de la transaction en question. Ces fins pourraient inclure, entre autres, le fait de permettre à ces parties de déterminer s’il convient de mettre en œuvre ou de poursuivre la transaction, de satisfaire à toute exigence de rapport ou d’audit à l’égard de ces parties et/ou de divulguer des renseignements personnels dans le cadre de la clôture d’une vente ou d’un transfert d’actifs, nos successeurs et ayants droit pouvant faire de même à des fins quasi identiques à celles énoncées dans la présente politique.
Dans le cas où la transaction n’aboutirait pas, nous exigerons, par contrat, que l’autre ou les autres parties à la transaction n’utilisent ni ne divulguent les renseignements personnels de quelque manière et à quelque fin que ce soit, et qu’elles les retournent ou les détruisent.
La SCR pourrait divulguer des renseignements personnels afin de souscrire ou de maintenir une garantie d’assurance ou de présenter une demande d’indemnisation.
Marketing et collecte de fonds
La collecte que fait la SCR des renseignements personnels, ainsi que leur utilisation et leur divulgation à des fins de marketing et de collecte de fonds, sont entièrement facultatives et ne constituent en aucun cas une condition de votre adhésion à la SCR ou de votre participation à un événement de la SCR. En clair, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Toutefois, suite au retrait de votre consentement, et vu les calendriers de distribution, il se peut que vous receviez encore des communications à caractère commercial pendant un court laps de temps. De même, si vous désirez retirer votre consentement à toutes les fins facultatives suivantes, veuillez communiquer avec la responsable de la confidentialité de la SCR.
La SCR peut vouloir se servir des renseignements personnels que vous lui avez fournis pour vous proposer des produits et services en dehors de ceux que vous avez commandés ou permettre à des tiers désignés de communiquer avec vous au sujet de leurs produits et services qui pourraient vous intéresser. (Remarque : nous ne communiquerons pas directement à un tiers les renseignements personnels vous concernant, sauf accord exprès de votre part).
Dans les cas où la SCR mènerait des études de marché ou de produit, elle ne se servirait jamais de renseignements personnels; au contraire, elle les rendrait totalement anonymes, donc peu susceptibles de permettre l’identification d’un individu.
La SCR peut également souhaiter se servir des renseignements personnels pour :
- réaliser des enquêtes;
- mener des activités de collecte de fonds, notamment solliciter des commandites d’événements et d’autres initiatives.
Autres fins et objectifs
La SCR se réserve le droit de faire usage des coordonnées des utilisateurs afin de communiquer avec eux sur tout aspect de leur compte ou les services et produits y afférents. Chaque utilisateur pourra choisir de recevoir ou non des communications facultatives (p. ex., presse, marketing, événements), tandis que les communications obligatoires (p. ex., les mises à jour de sécurité, les annonces/révisions de produits) seront acheminées à tous les utilisateurs actifs.
Traitement des renseignements personnels
Seuls les employés autorisés, ayant des motifs professionnels légitimes, ont accès aux informations privées, sensibles et confidentielles, y compris les renseignements personnels des utilisateurs. Tous nos employés sont astreints aux normes de confidentialité de la SCR et doivent s’y conformer, conscients de l’importance que revêt le maintien du caractère privé des renseignements vous concernant. Pour cette raison, nos employés sont tenus de signer une entente de confidentialité qui leur interdit toute divulgation à des tiers non autorisés quelque information que ce soit sur les utilisateurs.
D’autre part, l’accès aux renseignements personnels ou leur divulgation, sans autorisation, leur sont formellement interdits, tous les employés devant en outre veiller, à tout moment, à la confidentialité des renseignements personnels, sachant que tout manquement à cette exigence entraînera des mesures disciplinaires appropriées, y compris le renvoi.
La SCR ne vend ni ne loue jamais les renseignements personnels qu’elle recueille. La SCR ne les divulguera jamais à des tiers, sauf dans les cas prévus dans le cadre de la présente Politique de confidentialité ou si la loi le permet. En outre, la SCR ne divulguera jamais de renseignements personnels à des tiers, sauf si la loi l’exige ou si une autorité légitime en a dûment démontrée la nécessité, ou comme il est prévu dans la présente Politique de confidentialité.
S’agissant de l’hébergement de nos serveurs, la SCR fait appel à des prestataires tiers au Canada et aux États-Unis, lesquels peuvent avoir accès à des renseignements personnels dans le cadre de leur prestation de services à la SCR, l’accès de ces derniers étant toutefois soumis à un contrôle strict, conformément aux mesures de protection décrites ci-dessous.
Au chapitre des divulgations légalement requise, il peut s’agir d’informations relatives à des enquêtes criminelles ou à des exigences de déclaration fiscale. Dans certains cas, tels qu’une procédure judiciaire ou une ordonnance de tribunal, nous pourrions également être tenus de divulguer aux autorités des renseignements personnels vous concernant. Cela dit, seules les informations expressément demandées sont divulguées, et nous prenons des précautions pour garantir que les autorités qui en font la demande ont des motifs légitimes de le faire.
De même, dans des situations où la loi nous autorise à le faire, par exemple, lorsque nous recourons à des moyens raisonnables et légaux pour faire respecter vos droits ou enquêter sur des soupçons d’activités illégales, vos renseignements personnels peuvent être divulgués, et nous pourrions être amenés à le faire, pour ce qui de certains éléments, lorsque nous estimons qu’une telle divulgation est raisonnablement nécessaire pour protéger les droits, la propriété et la sécurité de nous-mêmes et des autres.
Collecte d’information par voie électronique
La SCR recueille des renseignements personnels, et ce, par voie électronique, sur le présent site Web (le « Site »), détenu et exploité par la SCR, les pratiques et modalités propres à leur collecte, leur utilisation et leur divulgation étant précisées dans les paragraphes qui suivent.
Pour commencer, il est à noter que le Site peut offrir pour la commodité des utilisateurs des liens vers d’autres sites Web de tiers et à l’égard desquels la SCR n’a aucune responsabilité ni assurance quant au fait que ces sites ne font pas partie du Site ou quant à ce qu’il en est de leur collecte, de leur utilisation et de leur divulgation des renseignements personnels des usagers. Nous vous prions de consulter la politique de confidentialité de chaque site Web que vous fréquentez avant d’y saisir quelque information que ce soit. Dans un souci de clarté, la présente Politique de confidentialité ne s’applique nullement aux sites Web autres que le Site.
Collecte et utilisation des informations du navigateur
La SCR recueille de votre navigateur Web, de même que celui de tous les utilisateurs du Site, relativement à son utilisation, des informations (y compris des renseignements non personnels) dont, par exemple, ceux-ci :
- Adresse du protocole Internet servant à connecter votre ordinateur à Internet
- Informations sur l’ordinateur et la connexion telles que le type et la version du navigateur, le système d’exploitation et la plate-forme
- Données de flux de clics complètes du localisateur de ressources uniforme (« URL »), y compris la date et l’heure, et le contenu consulté ou recherché sur le site via votre ordinateur
Témoins (« cookies »)
La SCR recueille également des informations à l’aide de « témoins », ou des identificateurs alphanumériques anonymes et uniques, que l’ordinateur d’un site Web envoie à votre navigateur, qui sont stockés sur le disque dur de votre ordinateur et qui recueillent par la suite des informations spécifiques à votre ordinateur. Nous utilisons des témoins de « session » qui sont des témoins temporaires en ce qu’ils recueillent des informations sur votre utilisation du Site et disparaissent lorsque vous fermez votre navigateur. Pour vous offrir une expérience à caractère plus personnalisé et faciliter votre navigation sur le Site, en la rendant aussi plus efficace, nous utilisons des témoins « persistants ».
De temps à autre, la SCR peut communiquer ces renseignements aux fournisseurs de services, et ce, sous une forme agrégée qui n’identifie aucun utilisateur particulier, pour les besoins de l’analyse du trafic, du contrôle de la qualité, de l’administration et de l’amélioration du Site.
Bien entendu, vous pouvez empêcher que votre navigateur accepte de nouveaux témoins, faire en sorte qu’il vous avertisse lorsqu’il en reçoit un nouveau ou désactiver les témoins à partir du menu des préférences de votre navigateur. Si vous désactivez complètement les témoins, vous pouvez toujours fréquenter le Site, plus précisément, utiliser ses fonctions de base, mais vous ne pourrez pas bénéficier de ses fonctions de personnalisation avancées.
Les renseignements sur votre navigateur que recueille la SCR sont destinés à :
- administrer le Site et le système;
- adapter ou personnaliser le contenu ou la conception du Site au cours d’une seule visite sur le Site et à personnaliser le Site au fil des visites répétées;
- mener des travaux de recherche et développement dans le souci d’améliorer, d’évaluer et de perfectionner le Site et nos services.
Retrait du consentement
Si vous le souhaitez, vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à l’utilisation et/ou à la divulgation des renseignements personnels vous concernant, à telle ou telle fin, en avisant notre responsable de la protection de la confidentialité. Toutefois, si vous retirez votre consentement, il se peut que nous ne puissions vous fournir au complet les services auxquels vous avez droit en tant que membre ou, si vous n’êtes pas membre, les produits ou services que vous demandez.
Les conséquences du retrait du consentement vous seront expliquées par la SCR au moment de votre demande dont le délai de traitement est de deux (2) semaines.
Par ailleurs, les membres qui souhaitent annuler leur consentement, par exemple, en refusant les annonces ou alertes et les infolettres, peuvent le faire également en accédant à leur profil au portail des membres de la SCR.
Accès aux renseignements personnels
Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels vous concernant et à un compte de la société, s’il en est, au sujet duquel nous avons divulgué ces renseignements. Dans le cas où nous ne serions pas en mesure de vous fournir les renseignements personnels demandés, nous vous le ferons savoir dans les 30 jours suivant votre demande. Dans le cas contraire, et avant de vous fournir des renseignements personnels demandés, nous aurons à vérifier votre identité, devrons facturer les photocopies nécessaires en réponse à votre demande d’accès et vous informerons du coût avant de procéder à la reproduction des registres en question.
Il se peut que la SCR ne puisse vous donner accès à tous vos renseignements personnels dans le cas, par exemple, où il est impossible de les séparer des renseignements personnels d’autres parties ou des renseignements financiers, commerciaux, confidentiels ou autres que la SCR ne rend pas publics, ou des renseignements assujettis au secret professionnel ou à une autre forme de privilège juridique. Si nous ne pouvons pas vous donner accès aux renseignements personnels vous concernant, nous vous aviserons des motifs du refus, à moins que la loi ne nous l’interdise.
Vous pouvez demander que des corrections soient apportées aux renseignements personnels vous concernant en écrivant à notre responsable de la confidentialité. Si nous estimons qu’il n’y a pas lieu de procéder à la correction demandée, nous garderons trace de votre demande accompagnée des renseignements personnels en question.
Les membres, en accédant à leur profil, peuvent également actualiser ou autrement corriger les renseignements personnels qui font partie de leur profil sur le Site ou qui sont disponibles par l’intermédiaire de celui-ci.
Sécurité des renseignements personnels, recours à des fournisseurs de services aux États-Unis
Afin de protéger vos renseignements personnels contre le vol, la perte et l’accès, ainsi que l’utilisation, la divulgation et la destruction non autorisées, la SCR a adopté des mesures de sécurité convenant à la sensibilité de ces renseignements.
Parallèlement, la SCR a nommé une personne-ressource qui, en sa qualité de chef de la protection des renseignements personnels et de la sécurité (CPRPS), est responsable de la surveillance des systèmes d’information et de la gestion des politiques et procédures de sécurité de l’information. D’autre part, la CPRSO est responsable de la conformité au programme de protection de la confidentialité de la SCR, lequel consiste notamment à :
- évaluer régulièrement la confidentialité et les menaces et risques en la matière;
- adopter des politiques et procédures, fondées sur ces évaluations et leurs incidences, pour atténuer tous les risques identifiés et les actualiser en fonction des impératifs.
Parmi les mesures de contrôle destinées à s’assurer que l’accès est autorisé figurent un nom d’utilisateur et un mot de passe qui doivent être saisis aux fins d’authentification. Chaque utilisateur doit donc garder ses identifiants de connexion (mot de passe et nom d’utilisateur) en sécurité et s’assurer que quiconque a accès à ces éléments d’information privés est dûment autorisé. Tout utilisateur qui estime que son mot de passe a été compromis ou utilisé à mauvais escient doit en informer immédiatement la SCR.
La SCR entrepose tous les renseignements personnels au Canada, auprès de Member 365, le stockage étant fait en format électronique sur des serveurs protégés par un pare-feu et physiquement logés dans un centre de données sécurisé.
Toutefois, aucune transmission de données sur Internet ne peut être garantie comme étant sécurisée à 100 %. De ce fait, nous ne saurions déclarer, garantir ou assurer que les renseignements personnels que vous choisissez de nous acheminer via Internet seront protégés contre la perte, l’accès non autorisé, l’utilisation abusive ou les falsifications. De même, nous déclinons toute responsabilité à l’égard de la sécurité des renseignements personnels pendant leur transit vers nous, à notre destination, ainsi qu’à l’égard de votre utilisation ou du mésusage des renseignements personnels par des tiers.
Conservation des données
La SCR se réserve le droit de rejeter, de suspendre, de modifier, de supprimer ou d’effacer des données si elles portent atteinte à nos conditions générales ou s’il s’avère nécessaire de protéger la société ou d’autres personnes lorsque nous avons des motifs raisonnables de croire qu’un acte criminel a été commis, ou si la loi l’exige.
Pour assurer les services à l’utilisateur, la SCR traite et stocke ses renseignements personnels comme le permettent les besoins opérationnels et la loi pertinente, lesquels sont conservés selon le calendrier de sauvegarde sécurisée et privée de la SCR ou supprimés selon les consignes de l’utilisateur. Dans le souci de préserver l’intégrité des données qui nous sont confiées, la SCR, prenant toutes les mesures voulues, a mis en place des politiques et procédés de sécurité et de protection des renseignements personnels.
De même, la SCR peut faire appel à des fournisseurs de services exerçant leurs activités à partir des États-Unis, auquel cas les renseignements personnels que nous recueillons peuvent être traités et stockés aux États-Unis, ces fournisseurs pouvant être tenus également, en vertu de la loi américaine ou d’une ordonnance légale, de divulguer au gouvernement des États-Unis, à des organismes gouvernementaux, à des tribunaux ou à des organismes d’application de la loi ou de réglementation, les renseignements personnels qu’ils traitent et/ou stockent en notre nom.
Droit applicable
La présente Politique de confidentialité doit à tous égards être régie et interprétée, comprise et appliquée conformément aux lois du Canada.
Responsable de la confidentialité de la SCR
Si vous avez des questions sur la présente politique ou notre gestion des renseignements vous concernant, ou encore si vous désirez demander l’accès à ceux-ci ou leur correction, ou retirer votre consentement à leur utilisation et/ou leur divulgation, veuillez communiquer avec Virginia Hopkins aux coordonnées suivantes :
Société canadienne de rhumatologie
280-13300, chemin Tecumseh Road E.
Bureau 386
Tecumseh, Ontario N8N 4R8
Téléphone : 905-952-0698, poste 3
Courriel : vhopkins@rheum.ca
Dernière mise à jour : mai 2022
